Every manager struggles somewhat to find a suitable compromise between two opposite poles, namely giving subordinates complete freedom or monitoring their every move through micromanagement. Where is the right balance? How can you keep track of projects while still giving subordinates a certain level of autonomy and the freedom to work in their own style?
Agree in advance on the frequency and parameters of project reviews
To avoid frustration on either side, Harvard Business Review recommends that when assigning a task to a subordinate, you agree in advance on how you will communicate regarding progress. You might, for example, decide on meetings of a certain frequency, such as twice a week. Or you could agree on specific milestones or deviations that will trigger a discussion of the current status. You thus avoid communicating more or less often than either you or your subordinate would like.
Let the subordinate create their own plan for the task and then review it together
A suitable balance can also be achieved by allowing the subordinate, after being assigned a task, to create their own plan to suit their capacity, needs, ambitions and working style. You then review and approve this plan together in advance, and further communication occurs only if problems arise or the project is delayed. In this way, you will not have constantly to look over the subordinate’s shoulder to know what stage the project is at, and the subordinate will also feel a certain level of autonomy and freedom.
Gradually give subordinates greater authority
The extent to which you supervise each subordinate also depends on their skills and, above all, their experience. Your goal should be to allow employees increasingly greater authority and space for independent work over time. However, each person progresses toward independence at a different pace. So the ideal compromise between freedom and micromanagement looks slightly different for every employee, and it is up to you as the manager to find this balance for each one of them.
-mm-
Úplná volnost vs. mikro-management: Jak najít tu správnou rovnováhu při řízení lidí
Každý manažer tak trochu bojuje s nalezením vhodného kompromisu mezi dvěma opačnými póly. A sice mezi tím, aby dávali svým podřízeným absolutní volnost, a tím, aby je hlídali na každém kroku a provozovali na nich mikro-management. Kde je ta správná rovnováha? Jak si udržet přehled nad projekty a zároveň nechat podřízeným určitou autonomii a volnost pracovat svým vlastním stylem?
Předem si dohodněte frekvenci a parametry kontrol projektů
Aby nedocházelo k frustraci na jakékoliv straně, doporučuje web Harvard Business Review si s podřízeným při zadání úkolu předem domluvit, jak budete vzájemně o průběhu projektu komunikovat. Můžete si domluvit třeba schůzky v určité frekvenci, například dvakrát týdně. Nebo se lze domluvit na konkrétních milnících nebo odchylkách, při kterých si spolu sednete a aktuální stav proberete. Tímto způsobem se vyhnete tomu, aby se o projektu komunikovalo častěji nebo naopak méně často, než byste si vy nebo váš podřízený přáli.
Nechte podřízeného, aby sám sestavil plán své práce na daném úkolu a poté tento plán společně projděte
Nalezení vhodné rovnováhy je možné i tak, že po zadání úkolu necháte dotyčného podřízeného vypracovat svůj vlastní plán. Takový, který bude vyhovovat jeho kapacitám, potřebám, ambicím a pracovnímu stylu. A pak společně tento plán projdete a předem si jej schválíte. A k další komunikaci dojde jenom ve chvíli, kdyby nastaly nějaké problémy nebo se projekt třeba opozdil. Nebudete tak muset nakukovat podřízenému neustále přes rameno, abyste měli představu, v jaké fázi projekt je, a podřízený zároveň bude mít pocit určité autonomie a volnosti.
Dávejte podřízeným větší pravomoci postupně
To, jak moc jednotlivé podřízené „hlídáte“, záleží i na jejich dovednostech a především zkušenostech. Vaším cílem by mělo být dávat svým zaměstnancům postupně čím dál větší pravomoci a prostor pro samostatnou práci. Každý ale v tomto osamostatnění postupuje jinak rychle. Onen ideální kompromis mezi volností a mikro-managementem tak u každého pracovníka vypadá trochu jinak. A je jenom na vás, manažerovi, abyste tuto rovnováhu u každého svého podřízeného našli.
-mm-