Někteří lidé zkrátka milují porady. A bohužel, jejich podřízení často musí trpět tím, že se jim v kalendáři kupí jedno jednání za druhým a že jim často nezbývá moc času na práci jako takovou. Manažeři by proto měli být s plánováním porad a setkání opatrní. Zde je několik otázek, které si musíte položit a zodpovědět, než nějakou poradu naplánujete.

Je porada skutečně nutná?

Podle webu Human Capital Magazine je tato otázka ta nejzásadnější. Nedopouštíte se náhodou toho, že plánujete poradu, která by klidně mohla být jenom e-mailem?

Musí se jí účastnit všichni?

Organizátoři jednání mají často tendenci na něj zvát kohokoliv, kdo by k tématu mohl něco jenom okrajově říct. Je to ale opravdu nutné? Efektivnější často totiž bývají porady, kde je méně lidí, kteří ale mohou skutečně věc vyřešit.

Musí se všichni pozvaní lidé účastnit celou dobu?

Když už máte hotový seznam lidí, které chcete pozvat, zeptejte se sami sebe, jestli se musí všichni účastnit skutečně celou dobu. Nemůžete poradu rozdělit na několik částí a některé lidi třeba pozvat jen na první půlku meetingu?

Jak mohu poradu zefektivnit?

Jak můžete poradu strukturovat a pojmout tak, aby byla co možná nejefektivnější? Jak můžete zajistit, že všichni budou mluvit k věci a že se doberete jádra tématu, které chcete probrat?

Poslal jsem dopředu agendu?

Umožněte všem účastníkům, aby se na poradu připravili, a předem jim pošlete seznam témat a bodů, které chcete na poradě řešit.

Mám jasně daný cíl porady?

Každé setkání by mělo mít nějaký cíl. Například naplánovat další kroky, učinit určité rozhodnutí nebo vymyslet možné varianty dalšího postupu. Tento cíl musí být jasně daný předem a musíte ho i všem účastníkům dopředu komunikovat.

-mm-

Questions to ask yourself before planning your next meeting

Some people simply love meetings. Unfortunately, their subordinates often have to endure packed calendars filled with one session after another, leaving little time for actual work. Managers should therefore be cautious when scheduling meetings. Below are several questions you should ask and answer before planning one.

Is the meeting really necessary?

According to the Human Capital Magazine website, this is the most fundamental question. Are you perhaps planning a meeting that could just as easily be handled via email?

Does everyone need to attend?

Meeting organisers often tend to invite anyone who might have even a minor connection to the topic. But is that really necessary? Meetings with fewer participants, who are actually capable of resolving the matter, are often far more effective.

Do all participants need to attend the entire time?

Once you have your list of invitees, ask yourself whether everyone needs to be present for the whole duration. Could you divide the meeting into segments and invite certain people only for the part that is relevant to them?

How could I make the meeting more efficient?

How can you structure and conduct the meeting to make it as efficient as possible? How can you ensure everyone stays on topic and the discussion leads to meaningful conclusions?

Have I sent the agenda in advance?

Allow all participants to prepare by sending them a list of topics and discussion points beforehand.

Do I have a clearly defined goal for the meeting?

Every meeting should have a specific goal, such as to plan the next steps, make a decision or generate possible solutions. The goal must be defined in advance and clearly communicated to all participants.

-mm-