Efektivní time management a organizace práce jsou nutnou výbavou všech efektivních lídrů. Účinný time management přitom není žádná raketová věda – stačí se držet několika jednoduchých pravidel. A také se vyvarovat některých základních chyb, které vám mohou váš režim spolehlivě narušit a rozhodit. V tomto článku si ukážeme čtyři nejčastější chyby, kterých se dopouští manažeři při time managementu a organizaci práce svého týmu.

Práce jen na urgentních a kritických úkolech

Jak uvádí INC.com, lidé se často cítí časově vytíženi, protože pracují pouze na věcech, které považují za urgentní. Urgentní úkoly ale nejsou nutně vždy ty nejdůležitější. Pokud si manažer nebo jejich tým tuto skutečnost neuvědomí, může se stát, že budou dlouhodobě zahlceni drobnými úkony a nezbyde jim čas na práci na dlouhodobějších strategiích. Přitom právě tyto dlouhodobé strategie by jim pomohly se těchto urgentních úkonů zbavit Je tedy nutné, abyste si jako tým vyhradili čas i na strategické plánování a v té době odsunuli stranou zdánlivě urgentní povinnosti.

Nedostatečné plánování

Další chybou, které se manažeři i týmy často dopouští, je, že si neplánují denní aktivity. Věci řeší tak, jak k nim během dne chodí, aniž by se drželi nějakého striktního plánu. Základem time managementu je plánování všech denních aktivit, včetně odpočinku, osobních aktivit i nenápadných, „udržujících“ aktivit.

Zanedbané delegování práce

Chybějící nebo nedostatečná delegace práce na ostatní je velkou chybou celé řady manažerů, kteří podvědomě věří, že jedině oni jsou dané úkoly schopni zvládnout na 100%. Naučte se efektivně a rychle předávat práci ostatním a usnadněte si tak svůj život.

Neschopnost se zastavit

Je přirozené myslet si, že nejvíce práce uděláme, pokud neustále pracujeme a do našeho dne jsme schopni si naplánovat co nejvíce pracovních hodin. Bohužel, tento přístup razí i řada manažerů, kteří nesnesou, pokud by viděli své podřízené, jak nepracují. Přitom u všech pracovníků je nutné, aby si plánovali i odpočinek a aktivní relaxaci, které zabraňují snížení efektivity práce a dlouhodobě i syndromu vyhoření.

-mm-

The most common mistakes managers make in organizing their team’s work and time

Effective time management and work organization are essential skills for all effective leaders. Effective time management is not complicated. It is enough to follow several simple rules and to avoid certain basic mistakes that can disrupt your system. In this article, we will present four of the most common mistakes managers make in time management and organizing their team’s work.

Working only on urgent and critical tasks

As stated by INC.com, people often feel overwhelmed because they work only on tasks they consider urgent. However, urgent tasks are not always the most important ones. If a manager or their team does not realize this, they may become overloaded with minor tasks in the long term and have no time left for strategic work. Yet it is precisely these long term strategies that would help eliminate such urgent tasks. It is therefore necessary to set aside time as a team for strategic planning and to put aside seemingly urgent duties during that time.

Insufficient planning

Another mistake managers and teams often make is not planning their daily activities. They address tasks as they arise during the day without following a strict plan. The basis of time management is planning all daily activities, including rest, personal activities, and routine maintenance tasks.

Neglected delegation of work

The absence or insufficiency of delegating work to others is a major mistake made by many managers who subconsciously believe that only they can complete tasks perfectly. Learn to delegate work effectively and quickly and make your work easier.

Inability to stop

It is natural to think that we accomplish the most work when we work constantly and fill our day with as many working hours as possible. Unfortunately, many managers follow this approach and cannot tolerate seeing their subordinates not working. However, it is essential for all employees to plan rest and active relaxation, which prevent a decrease in work efficiency and long term burnout.

-mm-