Not all subordinates always confide in their managers about what is troubling them. Many topics and problems remain unspoken. Uncertainty, dissatisfaction with working conditions, internal conflicts, and frustration are often issues that employees discuss mainly among themselves. If a conflict arises in the workplace, the worst mistake a manager can make is to ignore it and leave employees to resolve it on their own, or allow it to escalate. In this article, we will look at how and why to communicate with subordinates about problems and uncomfortable topics.
Why it is necessary to build a culture of open communication
As mentioned in the introduction, employees sometimes have doubts or frustrations that remain unspoken and unresolved. When this happens and the issue is not addressed, concerns or other negative feelings can gradually intensify and then manifest themselves unexpectedly strongly among employees. As Forbes points out, it is your responsibility as a manager to detect, monitor, and transparently address these hidden frustrations among employees. Only when management confronts these issues directly and begins actively addressing them with employees can the situation be calmed, explained, and resolved. If even uncomfortable topics are discussed publicly in a calm and rational manner, it will also encourage all other employees not to be afraid to speak openly and express their opinions in the future. As a manager, you want to create an environment in which everyone communicates openly and where all opinions are taken into consideration, which is why it is necessary to take the contributions of all employees seriously.
Three tips on how to do it
- Honesty and interest. First and foremost, you must be honest with your subordinates. If you see that something is troubling them or that a certain frustration or negative mood is spreading in the workplace, sit down with them and ask them directly what is happening.
- Transparent and safe work environment. Create an environment that does not punish employees for expressing their opinions or concerns. Address issues calmly and without prejudice, and try to empathize with your employees.
- Individual and collective solutions. When addressing problems or opening uncomfortable topics, you can either meet with your entire team together or speak individually with employees and identify broader patterns that are appearing across the team.
-mm-
Jak (a proč) s podřízenými komunikovat o problémech i nepříjemných tématech
Ne všichni podřízení se vždy svému vedení svěří s tím, co je trápí. Mnoho témat a problémů si nechávají pro sebe. Nejistota, nespokojenost s pracovními podmínkami, interní konflikty, frustrace. To jsou často témata, o kterých spolu mluví zaměstnanci spíše mezi sebou. Jestliže nastává na pracovišti nějaký konflikt, nejhorší chybu, kterou může manažer udělat, je konflikt ignorovat a nechat zaměstnance, ať jej vyřeší sami mezi sebou, případně nechat jej eskalovat. V tomto článku si ukážeme, jak a proč s podřízenými komunikovat o problémech i nepříjemných tématech.
Proč je nutné budovat kulturu otevřené komunikace
Jak jsme uvedli v úvodu článku, zaměstnanci někdy mívají pochybnosti či frustrace, které zůstávají nevyřčené a neřešené. Když se tak stane a problém se neřeší, obavy nebo jiné negativní pocity mohou postupně nabírat na síle a pak se mezi zaměstnanci nečekaně silně projevit. Jak upozorňuje Forbes, je pak vaším úkolem (tedy úkolem manažera) tyto skryté frustrace u pracovníků detekovat, monitorovat a transparentně řešit. Teprve když se management postaví těmto problémům skutečně čelem a začne je s pracovníky aktivně řešit, je možné situaci uklidnit, vysvětlit a vyřešit. Pokud se totiž i nepříjemná témata řeší veřejně v klidu a s rozumem, podnítí to i všechny ostatní zaměstnance k tomu, aby se příště nebáli mluvit nahlas a řekli svůj názor. Vy jako manažer chcete vytvořit prostředí, ve kterém se všichni baví otevřeně a kde jsou názory všech brány v potaz, a proto je nutné brát příspěvky všech lidí vážně.
Tři tipy, jak na to
- Upřímnost a zájem. V prvé řadě musíte být ke svým podřízeným upřímní. Pokud vidíte, že je něco trápí nebo že se na pracovišti šíří určitá frustrace nebo špatná nálada, sedněte si s nimi k jednomu stolu a přímo se jich zeptejte, co se děje.
- Transparentní a bezpečné pracovní prostředí. Vytvořte takové prostředí, které nebude pracovníky trestat za to, že vyjádří svůj názor nebo obavu. Věci řešte v klidu, bez předsudků, a snažte se do pracovníků vcítit.
- Individuální i kolektivní řešení. Při řešení problémů nebo otevírání nepříjemných témat si buď můžete sednout s celým svým týmem dohromady, nebo se můžete bavit individuálně s jednotlivými pracovníky a detekovat tak obecné vzorce, které se projevují napříč celým vaším týmem.
-mm-