Stres, nátlak vedení na úspěšné dotažení projektu, souhra více prioritních úkolů najednou, problémy v týmu. To všechno (a mnohem více) jsou problémy, se kterými se mohou manažeři snadno setkat a které mohou způsobit, že se čas od času cítí kompletně zahlceni. Co v takovém případě dělat? Máme pro vás několik tipů.

Delegujte více úkolů

První krok k řešení situace je očividný. Delegujte více úkolů na své podřízené. Pokud si totiž necháváte příliš mnoho práce pro sebe, je jasné, že k zahlcení prací může dojít velmi snadno.

Přehodnoťte priority

S prioritami úkolů byste měli pracovat vždy. A soustředit se na prioritní úkoly, zatímco ty méně prioritní si necháváte na později nebo je předáváte dál. Problém je, když se vám sejde velké množství prioritních úkolů najednou. Pak je nutné prioritu u těchto úkolů jednoduše přehodnotit. Na první pohled se to nemusí zdát, ale mnohé úkoly, které se zdají zcela klíčové, vlastně určitý odklad snesou.

Otevřeně s vaším týmem komunikujte

Podle Harvard Business Review se nesmíte bát v situacích, kdy jste zahlceni, komunikovat se svým týmem. Naopak. Nehrajte si na hrdinu a situaci se svými podřízenými proberte. Nejenže tak snadněji vyřešíte svůj aktuální problém, ale ještě týmu ukážete, že je v pořádku mluvit o kapacitních problémech nebo o svých pocitech a problémech.

Soustředěně pracujte vždy jen na jednom úkonu

Nesnažte se provozovat multi-tasking. Udělejte si jasný plán, pro jednotlivé úkoly si vyhraďte konkrétní časové úseky a v nich se věnujte pouze těmto jednotlivým úkolům.

Po skončení krize přijďte s dlouhodobým plánem na zlepšení

Jakmile opadne to nejhorší a už se necítíte tak zahlceni, na chvíli se zastavte a přemýšlejte, jak jste se dostali do problémů. A co je nutné změnit tak, aby takovéto krize už nepřicházely a abyste se jim dlouhodobě v budoucnu vyhýbali.

-mm-

What managers can do when feeling completely overwhelmed

Stress, pressure from management to complete a project successfully, multiple high priority tasks at once, problems within the team: from time to time these and many other issues result in managers feeling completely overwhelmed. What to do at such times? Here are a few tips.

Delegate more

The first step is obvious: delegate more tasks to subordinates. If you keep too much work to yourself, it is obvious that overload can occur very easily.

Reassess priorities

You should always work with task priorities, focusing on the most  important ones and postponing or passing on the less important. A problem arises when many high priority tasks appear at the same time. Then it is necessary simply to reassess the priority of these tasks. At first glance it may not seem obvious but many tasks which appear crucial can tolerate some delay.

Communicate openly with your team

According to the Harvard Business Review, when you are overwhelmed, you shouldn't be afraid to communicate with your team  Don't try to be a hero: instead, discuss the issue. Not only will this help resolve the given problem more easily but you will also show subordinates it is acceptable to speak about capacity issues, feelings and difficulties.

Focus on one task at a time

Don't try to multitask. Form a clear plan, allocate specific time blocks to separate tasks, then in these blocks work exclusively on the given tasks.

After the crisis, form a long-term plan for improvement

Once the worst has passed and you no longer feel so overwhelmed, pause and consider how you initially got into difficulties. Decide what needs to change so that such crises do not recur and you can avoid them in the long term.

-mm-