Správně „předpřipravený“ dokument, respektive šablona, má jasně definované vlastnosti a zachovává jednoduše identifikovatelnou vizuální podobu firemní identity.
Základními stavebními kameny jsou v tomto případě loga společnosti použitá v souladu s jejím grafickým manuálem, využívaná barevná schémata, styly a typy písma.
Využití takto definovaných šablon má velkou výhodu v tom, že urychlí práci, tím šetří váš čas a peníze. Méně zdatným uživatelům nabízejí šablony graficky sladěné prostředí, pevně definované styly, číslování a odrážky, záhlaví a zápatí, definované formáty písma a další nastavení vzhledu a vlastností dokumentu.
V příslušné šabloně pouze doplní vlastní text do předem připravených míst (šablona je navede) a dokument běžným způsobem uloží, případně vytisknou.
Součástí funkcionality připravených šablon můžou být jednoduché uživatelské funkce, například pro přepočet kurzů měn, načtení dat z účetních či jiných systémů, dohledávání údajů pomocí webových služeb, validace rodných čísel, adres a čísel dokladů.
Stejně tak je možné využívat i složitější funkce např. porovnání cen produktů, automatizování vybrané činnosti, analyzování, sběr a ukládání dat. Možnosti využití šablon jsou velmi rozmanité.
Proč využívat profesionálně připravené šablony a dokumenty:
- Reprezentují firemní originalitu, její jedinečnost.
- Urychlují a zefektivňují práci s daným dokumentem.
- V konečném důsledku šetří náklady společnosti.
- Vypovídají o profesionalitě společnosti.
Šablony a formuláře na míru lze vytvářet v aplikacích Microsoft Word, Microsoft Excel či Microsoft PowerPoint.
Ukázky firemních dokumentů a šablon v Microsoft Office
